Tietosuojaselosteet

24.05.2018

Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), 13 ja 14 artiklat

1.Rekisterin nimi:
Jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä:
Nimi: Suomen Kylmäliikkeiden liitto ry. (myöhemmin SKLL)
Y-tunnus: 0941393-6
Osoite: Hiihtomäentie 39 A 1, 00800 Helsinki
Puhelinnumero ja sähköposti: 0400 486855, mika.kapanen@skll.fi

3. Rekisterinpitäjän edustaja:
Nimi: toimitusjohtaja Mika Kapanen
Osoite: Hiihtomäentie 39 A 1, 00800 Helsinki
Puhelinnumero ja sähköposti: 0400 486855, mika.kapanen@skll.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:
Henkilötietoja käsitellään yrityksen jäsenyyteen SKLL:ssä liittyvien asioiden hoitamiseen. Henkilötietoja käsitellään ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin, palveluiden tuottamiseen ja muiden jäsenyyden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä sekä etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

5. Käsittelyn oikeusperuste:
Käsittely perustuu yrityksen hakemaan jäsenyyteen SKLL:ssä.

6. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö:
Henkilöryhmät: jäsenyritykset ja heidän yhteyshenkilöt
Tietosisältö: jäsenrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot
6.1. jäsenyritykset: jäsenyrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot kuten käynti- ja laskutusosoite, TUKES-numero, jäsenyyteen liittyvät laskutus- ja perintätiedot, jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten liikevaihto, toimiala, jäsenyyden haku-, liittymis- ja lopetuspäivistä
6.2. yhteyshenkilöt: yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilön asema tai ammatti jäsenyrityksessä

7. Henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötietoja siirretään ja henkilötietojen käsittely ulkoistetaan:
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Henkilötietoja siirretään määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Ulkoistuksen perusteena on sopimus tai lain säännös. Henkilötietojen käsittely on ulkoistettu seuraaville henkilötietojen käsittelijöille:
- jäsenrekisterin tiedot käsittelijä RSM Finland Accounting Oy, ProCountor-ohjelmiston tuottaja Accountor Finago Oy
- KylmäExtra-lehden jakeluun liittyvää osoitteistoa Grano Oy ja Forssa Print Oy
- Postipoika (Damex Oy) sähköpostiosoitteisto jäsenille tiedottamiseen
- Lyyti (Lyyti Oy) sähköpostiosoitteisto sekä tapahtumien ilmoittautumiset ja eri tyyppiset kyselyt

Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Yritystiedot:
Yrityksen ilmoittamat tiedot jäsenhakemuksen tekemisen yhteydessä sekä tietojen päivittämisten yhteydessä antamat tiedot.

Lisäksi tietolähteinä käytetään:
- Patentti- ja Rekisterihallituksen julkinen internetsivusto, yrityksen perustietojen tarkistamiseen
- Tilaajavastuu-sivusto (Suomen Tilaajavastuu Oy)
- Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukes, pätevyydet

Yhteyshenkilötiedot:
Yrityksen ilmoittamat yhteyshenkilön tiedot jäsenhakemuksen tekemisen yhteydessä sekä tietojen päivittämisten yhteydessä antamat tiedot.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Yritys- ja henkilötietojen luovuttaminen viranomaisille lakisääteisenä velvollisuutena.

- KylmäExtra-lehden jakeluun liittyvä yhteyshenkilöiden osoitteistoa Grano Oy ja Forssa Print

10. Rekisterin suojauksen periaatteet (tekniset ja organisatoriset turvatoimet):
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuna. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan ja muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistamisen. Luvaton pääsy on estetty palomuurin ja muun teknisen suojautumisen avulla. Ainoastaan rekisterinpitäjä ja nimetyt tekniset henkilöt pääsevät rekisteritietoihin käsiksi. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa. Tietoturvan taso auditoidaan säännöllisesti ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää itseään koskevien epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista
- pyytää itseään koskevien tietojen poistamista
- pyytää itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä
- pyytää itseään koskevien tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen
- siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, peruuttaa suostumus million tahansa
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle

12. Muutokset ja päivitykset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää määräajoin ilman erillistä ilmoitusta ja tapahtuneista muutoksista ilmoitetaan myöhempänä ”viimeinen päivitys” -ilmoituksella.

13. Voimaantulopäivä
Tietosuojaselosteen voimaantulopäivä on 11.05.2018.
Viimeisin päivitys: ei päivityksiä.


Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterin nimi:
Asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä:
Nimi: Suomen Kylmäliikkeiden liitto ry. (myöhemmin SKLL)
Y-tunnus: 0941393-6
Osoite: Hiihtomäentie 39 A 1, 00800 Helsinki
Puhelinnumero ja sähköposti: 0400 486855, mika.kapanen@skll.fi

3. Rekisterinpitäjän edustaja:
Nimi: toimitusjohtaja Mika Kapanen
Osoite: Hiihtomäentie 39 A 1, 00800 Helsinki
Puhelinnumero ja sähköposti: 0400 486855, mika.kapanen@skll.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, kuten ilmoittautumisiin, yhteydenottoihin, asiointiin, markkinointiin ja raportointiin, palveluiden tuottamiseen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä sekä etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

5. Käsittelyn oikeusperuste:
Käsittely perustuu asiakkuussuhteeseen SKLL:n kanssa.

6. Rekisterin henkilöryhmät, tietosisältö ja henkilötietoryhmät:
Henkilöryhmät: SKLL:n asiakkaat

Tietosisältö: asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot
Henkilöasiakkaan tiedot: henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, toimitus- ja laskutusosoite, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen.
Yritysasiakkaan tiedot: yrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot kuten toimitus- ja laskutusosoite, yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti), asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja: laskutus- ja perintätiedot, asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)
Henkilötietoryhmät:
Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta

7. Henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötietoja siirretään ja henkilötietojen käsittely ulkoistetaan:
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Henkilötietoja siirretään määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Ulkoistuksen perusteena on sopimus tai lain säännös. Henkilötietojen käsittely on ulkoistettu seuraaville henkilötietojen käsittelijöille:
- asiakasrekisterin tiedot käsittelijä RSM Finland Accounting Oy, ProCountor-ohjelmiston tuottaja Accountor Finago Oy

Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden ilmoittamat tiedot sopimuksen tekemisen yhteydessä, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta.

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää (mm. SKLL:n verkkokauppa) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.


9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Yritys- ja henkilötietojen luovuttaminen viranomaisille lakisääteisenä velvollisuutena.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet (tekniset ja organisatoriset turvatoimet)
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuna. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan ja muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistamisen. Luvaton pääsy on estetty palomuurin ja muun teknisen suojautumisen avulla. Ainoastaan rekisterinpitäjä ja nimetyt tekniset henkilöt pääsevät rekisteritietoihin käsiksi. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa. Tietoturvan taso auditoidaan säännöllisesti ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää itseään koskevien epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista
- pyytää itseään koskevien tietojen poistamista
- pyytää itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä
- pyytää itseään koskevien tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen
- siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, peruuttaa suostumus million tahansa
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle

12. Muutokset ja päivitykset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää määräajoin ilman erillistä ilmoitusta ja tapahtuneista muutoksista ilmoitetaan myöhempänä ”viimeinen päivitys” ilmoituksella.

13. Voimaantulopäivä
Tietosuojaselosteen voimaantulopäivä on 11.05.2018.
Viimeisin päivitys: ei päivityksiä.